KI ist Teil der Lösung, aber nicht die Lösung

Wir sprechen regelmäßig mit Unternehmer:innen aus Kanzleien, Agenturen und dem Logistikbereich. Zwei Themen kommen dabei immer wieder auf: der Einsatz von künstlicher Intelligenz und die Frage, wie sich Abläufe im Arbeitsalltag vereinfachen lassen. Ein Überblick mit konkreten Ansatzpunkten.

Wer Geschäftsführer:innen fragt, was sie gerade beschäftigt, hört selten etwas über Technik. Die Antworten drehen sich meistens um den Arbeitsalltag und zwei Fragen: „Was bringt uns KI eigentlich?“ und „Wie können wir unser Team entlasten?“

Beide Fragen hängen enger zusammen, als es scheint. Und bei beiden liegt die Antwort selten dort, wo man sie zunächst vermutet.

Wo fängt man mit KI an? Die Antwort: Meistens nicht bei der KI.

In Microsoft 365 integrierte KI-Assistenten können auf Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Tabellen und weiteren Unternehmensdaten zugreifen, für die die jeweilige Person berechtigt ist. Sind diese Informationen gut organisiert, kann die KI sie zusammenfassen, Entwürfe vorbereiten oder Zusammenhänge sichtbar machen. Liegen dagegen Daten in persönlichen Postfächern oder existieren zum Beispiel mehrere Versionen desselben Dokuments, arbeitet die KI mit genau diesem Durcheinander. Sind Berechtigungen zu großzügig vergeben, kann sie außerdem Inhalte einbeziehen, die zwar technisch zugänglich, aber nicht für alle Mitarbeiter:innen bestimmt sind.

Ein sinnvoller KI-Einsatz beginnt deshalb mit einer nachvollziehbaren Datenstruktur, klaren Zugriffsrechten und der Entscheidung, welche Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen. Das klingt weniger aufregend als eine KI-Demo, zahlt sich aber auch ganz ohne KI aus: Wer Unterlagen sofort findet, arbeitet schneller.

Neben KI beschäftigt Tiroler KMU vor allem ein Thema: die Entlastung im Arbeitsalltag. Dabei geht es darum, Abläufe zu vereinfachen und dafür zu sorgen, dass die Arbeit leichter von der Hand geht. Genau das verstehen wir unter modernem Arbeiten.

Dazu gehört, die passende Hardware auszuwählen und zu prüfen, ob ein Wechsel in die Cloud sinnvoll ist. Wesentlich sind aber vor allem passende digitale Werkzeuge, die gut zusammenspielen, und klar definierte Abläufe, an denen sich das ganze Team orientieren kann.

Ein Angebot, eine Abrechnung oder eine Projektübergabe folgt dann einem roten Faden, den auch Kolleg:innen nachvollziehen können. Unterlagen liegen dort, wo alle Berechtigten sie finden. Wer eine Aufgabe neu übernimmt, kann auf einem aktuellen Stand aufbauen und muss nicht von vorne beginnen. Und was einmal gut gelöst ist, lässt sich beim nächsten Mal wieder gut reproduzieren.

Das entlastet doppelt: Aufgaben lassen sich delegieren und Urlaube, Krankenstände oder Personalwechsel bringen den Betrieb nicht ins Stocken.

Wer Entlastung sucht, denkt oft zuerst an neue Programme. Unsere Erfahrung aus über 25 Jahren IT-Betreuung zeigt ein anderes Bild: Sehr oft fehlt es nicht an passender Software. Die vorhandenen Lösungen greifen nur nicht ineinander oder werden im Alltag nicht konsequent genutzt.

In den meisten KMU ist die IT über die Jahre gewachsen. Programme kamen dazu, Lizenzen wurden erweitert, Sonderlösungen eingerichtet. Häufig arbeiten Windows-PCs, Macs, iPhones und iPads nebeneinander, ohne wirklich zusammenzuspielen. Im Alltag bleibt oft wenig Zeit, um zu prüfen, was bereits vorhanden ist und besser genutzt werden könnte. Dabei enthalten vorhandene Lizenzen oft Werkzeuge für gemeinsame Ablagen, Freigaben, Aufgabenlisten oder einfache Automatisierungen, die nur nicht eingerichtet sind. Das gilt unabhängig davon, ob im Unternehmen mit Microsoft, mit Apple oder mit beidem gearbeitet wird: Wichtig ist, dass Geräte, Daten und Zugänge zuverlässig zusammenspielen.

1. Abläufe sichtbar machen. Eine Woche lang notieren, welche Arbeitsschritte sich wiederholen, wo nachgefragt, gesucht oder abgetippt wird und welche Aufgaben nur eine einzige Person erledigen kann. Am besten fragt man dafür das gesamte Team.
2. Vorhandenes prüfen. Welche Programme und Lizenzen sind im Einsatz, und was davon wird tatsächlich genutzt? Welche Schnittstellen sind vorhanden, bleiben aber ungenutzt? Hier liegt oft der schnellste Gewinn, ohne dass sofort neu investiert werden muss.
3. Einen Ablauf neu aufsetzen und klein testen. Der Ablauf sollte so gestaltet sein, dass er nachvollziehbar ist und sich übergeben lässt. Erst danach stellt sich die Frage, ob KI einzelne Schritte unterstützen kann. Etwa durch Zusammenfassungen, Entwürfe oder die Vorbereitung von Entscheidungen. Dazu gehören klare Regeln, welche Daten verwendet werden dürfen und vor allem: welche nicht. An den wichtigen Stellen bleiben Prüf- und Freigabeschritte durch Menschen bestehen.

Zu einem ehrlichen Bild gehört auch das: KI ersetzt keinen fehlenden Prozess und repariert keinen unklaren Ablauf. Im ungünstigsten Fall beschleunigt sie lediglich dessen Schwächen. Wenn heute niemand genau weiß, wer eine Rechnung freigibt, kann auch die KI diese Verantwortung nicht klären. Sie kann Informationen vorbereiten, sortieren und zusammenfassen. Entscheidungen und Verantwortung bleiben bei den Menschen im Unternehmen.

Nicht jede Aufgabe braucht KI. Manchmal sind eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen, eine klare Zuständigkeit oder eine besser organisierte Ablage die einfachere und günstigere Lösung.

Viele Unternehmen, mit denen wir sprechen, wünschen sich Entlastung im Arbeitsalltag. Dafür braucht es zuerst einen genauen Blick auf die Arbeitsweise, dann die passende Technik und erst danach die Frage, wo KI sinnvoll unterstützen kann.